Traçabilité des lots

Un grossiste doit pouvoir dire, pour chaque produit, de quel fournisseur il vient et à quels clients il est parti (règlement européen 178/2002, article 18). Primeur PRO le note au fil du travail : chaque produit reçu forme un lot, et chaque commande préparée garde les lots qu'elle a pris.

D'où viennent les lots

• Réception d'une commande fournisseur : chaque produit reçu devient un lot, numéroté à la suite pour l'année : L-2026-00001, L-2026-00002… Sur l'écran de réception, notez pour chaque produit le N° de lot du fournisseur (sur le colis ou son bon de livraison) et, s'il y en a une, la date À consommer avant. Les deux sont facultatifs. Voir Réceptionner une commande fournisseur.
• Entrée de stock manuelle : elle crée aussi un lot, avec le numéro du fournisseur si vous le donnez dans le champ N° de lot du fournisseur (entrée). Le fournisseur du lot est alors le fournisseur habituel du produit. Voir Les mouvements.
• Sortie manuelle (perte, casse) : elle se prend sur les lots les plus anciens du produit.

Le lot garde le produit, son origine (celle de la fiche produit le jour de la réception), le fournisseur, la date de réception, la quantité reçue et ce qu'il en reste.

Les lots à la préparation

Quand le préparateur termine une commande (Marquer comme Préparée), chaque ligne prend sa quantité préparée dans le lot le plus ancien du produit, celui reçu en premier, puis dans le suivant s'il ne suffit pas. Sur la liste de préparation imprimable, chaque produit indique le lot à prendre (voir la liste de préparation).

• La pesée compte : 4,85 kg préparés prennent 4,85 kg dans le lot.
• Un lot bloqué ne part plus : les commandes prennent dans les autres lots du produit.
• Un produit mis à la place d'un produit manquant prend dans ses propres lots (voir Remplacer un produit manquant).
• Une commande annulée après la préparation rend ses quantités à ses lots ; un produit refusé à la livraison revient dans son lot. Un produit manquant ou abîmé, non.
• Une commande livrée de nouveau après un échec de livraison garde ses lots.

Le lot sur le bon de livraison

Sous chaque produit, le bon de livraison imprime « Lot : » suivi du numéro de lot, avec celui du fournisseur entre parenthèses ; deux numéros si la ligne a pris dans deux lots. Votre client a ainsi la traçabilité de ce qu'il reçoit. La fiche commande du responsable affiche aussi les lots de chaque ligne, avec un lien vers chaque lot.

L'écran Traçabilité

Le menu Traçabilité (responsable et gestionnaire de stock) liste tous les lots, les plus récents d'abord : numéro et lot du fournisseur, produit et origine, fournisseur, date de réception et date limite, quantité reçue et ce qu'il en reste. Un lot bloqué apparaît en rouge, un lot épuisé porte la mention « Épuisé ».

Cherchez un numéro (le vôtre ou celui du fournisseur) ou un nom de produit dans le champ Numéro, lot du fournisseur ou produit. Filtrez par Produit, par Fournisseur, par dates de réception (Reçu du / au) ou par État : en stock, épuisés ou bloqués.

Cliquez sur le numéro d'un lot pour ouvrir sa fiche :

• D'où il vient : produit, origine, fournisseur, lot du fournisseur, date de réception avec la commande fournisseur, date « à consommer avant » ;
• Où il est parti : la quantité reçue, celle partie chez les clients, les pertes et la casse (sorties manuelles) et ce qui reste en stock ;
• Clients livrés avec ce lot : pour chaque commande, le client et ses coordonnées, le numéro de commande, la date de livraison, le statut et la quantité. Une commande préparée mais pas encore livrée y figure aussi, avec son statut.

Rappeler un produit

Un fournisseur rappelle un lot, ou un contrôle révèle un problème ? Retrouvez le lot, par exemple avec le numéro du fournisseur, puis, sur sa fiche :

1. Bloquer le lot : indiquez le motif (obligatoire), par exemple « rappel du fournisseur », puis cliquez sur Bloquer le lot. Il ne part plus en préparation. La fiche indique ce qu'il en reste en stock, à retirer. Débloquer le remet en service.
2. Prévenir les clients : le texte du rappel est proposé, modifiable. Cliquez sur Envoyer le rappel et confirmez : chaque client livré reçoit un e-mail « Rappel de produit » avec ce texte et la liste de ses livraisons concernées (commande, date, quantité). Un client sans adresse e-mail est signalé : appelez-le, ses coordonnées sont dans la liste.
3. Exporter (Excel) : un fichier avec le lot (produit, origine, fournisseur, date de réception, quantité reçue et reste en stock), puis chaque client livré avec son adresse, son téléphone, son e-mail, la commande, la date de livraison, le statut et la quantité. À remettre aux autorités (DGCCRF, DDPP) qui le demandent.