Avoirs

Une facture émise ne se modifie pas. Pour un produit abîmé, manquant ou refusé, une erreur de prix ou un geste commercial, le responsable émet un avoir sur la facture : c'est lui qui corrige le montant dû.

Faire un avoir

1. Dans le menu Factures, cliquez sur Avoir à côté de la facture concernée.
2. Le tableau reprend chaque ligne de la facture : produit et mentions, quantité facturée, ce qui a déjà fait l'objet d'un avoir. Pour chaque ligne à corriger, indiquez la quantité à créditer ; le prix unitaire HT est prérempli avec celui de la facture.
3. Les totaux HT, TVA et TTC de l'avoir se calculent pendant la saisie.
4. Choisissez le motif (obligatoire) avec les boutons rapides : produit abîmé, manquant à la livraison, produit refusé par le client, erreur de prix, erreur de quantité, geste commercial. Complétez si besoin : « 1,5 kg écrasés dans la cagette ».
5. Si la marchandise est revenue en bon état, cochez Les produits sont revenus en bon état : les remettre en stock.
6. Cliquez sur Émettre l'avoir.

Les règles

• Les avoirs ont leur propre numérotation continue, par année : A-2026-00001, A-2026-00002…
• Un avoir ne dépasse jamais ce qui a été facturé sur une ligne, avoirs précédents compris, et son prix ne dépasse pas le prix facturé. Plusieurs avoirs sont possibles sur une même facture, tant qu'il reste quelque chose à créditer.
• Chaque ligne garde le taux de TVA et les mentions (origine, catégorie, variété, calibre) de la ligne de facture.
• L'identité de votre entreprise est figée au moment de l'avoir ; le client est celui de la facture.
• La facture d'origine reste telle qu'elle a été émise. Un avoir émis ne se modifie pas et ne se supprime pas.

Déduit ou à rembourser

Le sort de l'avoir dépend de la facture au moment où il est émis :

• Facture pas encore payée : l'avoir est déduit de la facture. L'écran Factures affiche « Avoirs : −… » sous le montant et le reste à payer ; le bouton Encaisser propose ce reste. Une facture entièrement créditée devient Soldée par avoir et sort du reste à encaisser.
• Facture déjà payée : l'avoir est à rembourser. Le total à rembourser s'affiche en haut de l'onglet Avoirs. Une fois le client remboursé, cliquez sur Remboursé, choisissez le mode (virement, chèque, espèces, carte) et la date.

L'onglet Avoirs se filtre par règlement (déduit, à rembourser, remboursé) et par client ou numéro de pièce.

Remise en stock

Avec la case cochée, les quantités créditées reviennent dans l'entrepôt principal, avec la note « Avoir A-2026-… - retour en stock » dans le journal des mouvements. Sans la case (produit jeté, simple remise de prix), le stock ne bouge pas.

L'avoir PDF

Le bouton PDF de l'onglet Avoirs produit le document à envoyer au client : vos coordonnées et les siennes, le numéro et la date de l'avoir, la facture d'origine et sa date, le numéro de commande, les lignes créditées avec leurs mentions, la TVA par taux, le total TTC de l'avoir, le motif et le règlement (« Montant déduit de la facture… », « Montant à rembourser au client » ou « Remboursé le… »).

Côté client

Le client retrouve ses cinq derniers avoirs sous Mes avoirs, sur son tableau de bord, avec la facture concernée, le motif, le montant et le règlement ; le PDF se télécharge d'un clic. Il ne voit que les siens.

Qui fait quoi