Relevés et relances

Un client livré tous les jours préfère souvent une seule facture pour la semaine, la décade ou le mois : c'est le relevé. Et quand une facture n'est pas réglée à temps, Primeur PRO envoie les rappels par e-mail, sur un clic ou tout seul.

Facturer un client par relevé

Par défaut, un client reçoit une facture à chaque livraison, émise dès que le livreur confirme (voir Factures). Pour lui envoyer plutôt un relevé :

1. Dans Clients (menu de l'assistante), cliquez sur le bouton de modification (le crayon) sur la ligne du client : la fenêtre Modifier le client s'ouvre.
2. Dans Facturation, choisissez Relevé à la semaine, Relevé à la décade ou Relevé au mois. À chaque livraison est le réglage par défaut.
3. Si ce client paie avec un autre délai que le vôtre, indiquez-le dans Délai de paiement (jours). Laissé vide, c'est celui de Mon entreprise.
4. Cliquez sur Modifier.

Les mêmes choix existent à la création d'un client (Ajouter un client) ; tous les champs de la fiche sont décrits dans Bureau et planning. Ensuite, ses commandes livrées ne reçoivent plus de facture une à une : elles attendent le relevé de leur période, dans l'onglet Relevés.

Les périodes

• Chaque commande compte dans la période de son jour de livraison.
• Un relevé ne couvre qu'un mois civil, comme toute facture récapitulative : une semaine à cheval sur deux mois donne deux relevés. La semaine du lundi 28 septembre au dimanche 4 octobre 2026 donne ainsi un relevé du 28 au 30 septembre et un autre du 1^er au 4 octobre.
• Une période est terminée dès son dernier jour : elle passe ce jour-là dans les périodes terminées, avec la mention « se termine ce soir ».

Émettre les relevés

Dans le menu Factures, ouvrez l'onglet Relevés (responsable et assistante) :

• Périodes terminées : relevés à émettre : pour chaque client et chaque période, son mode de facturation, les dates, le nombre de commandes avec leurs numéros et le total HT. Cliquez sur Émettre le relevé : un message confirme son numéro et son montant.
• Périodes en cours : ce qui s'accumule pour chaque client, avec la fin de la période, le nombre de commandes et le total HT. Émettre maintenant émet le relevé sans attendre, après confirmation. Il s'arrête alors à ce jour : les commandes livrées ensuite feront un second relevé, du lendemain à la fin de la période.
• Derniers relevés émis : les dix derniers, avec leur numéro (le PDF se télécharge d'un clic), le client, la période et le montant TTC.

Vous n'avez pas à y penser : chaque soir, une tâche planifiée, installée par H12 Tech sur votre serveur, émet les relevés des périodes terminées. Un relevé est ainsi daté du dernier jour de sa période. Les boutons servent à émettre plus tôt ou à rattraper un relevé.

Une commande livrée restée sans facture apparaît toujours sur cette page, même pour un client facturé à chaque livraison (mention « Livrées quand le client était facturé par relevé ») : émettez-la avec Émettre le relevé. Aucune livraison n'est oubliée.

Le relevé est une vraie facture

• Il prend le numéro suivant des factures (F-2026-…). Il a sa TVA par taux et son échéance ; il s'encaisse, se corrige par un avoir et figure dans l'export comptable comme les autres factures.
• Dans la liste des factures, la période (« Relevé du 01/10 au 31/10 ») remplace le numéro de commande.
• Son PDF porte le titre FACTURE, la période et le nombre de commandes livrées, puis le détail commande par commande : une ligne « Commande n° … — livrée le … », suivie de ses produits avec les quantités livrées. Viennent ensuite la TVA par taux, les totaux et l'état du paiement.
• Le client le retrouve dans Mes factures, sur son tableau de bord. Dans le détail de chacune de ses commandes, le bouton Facture télécharge le relevé qui la contient.

L'échéance

L'échéance d'un relevé, comme celle de toute facture, est sa date plus le délai de paiement : celui du client s'il en a un dans sa fiche, sinon celui de Mon entreprise.

Elle ne dépasse jamais 30 jours après la fin de la décade de livraison : c'est la limite légale pour les produits alimentaires périssables (Code de commerce, article L441-11). Sur un relevé, la limite se compte depuis la décade de sa première livraison. Si le délai mène plus loin, Primeur PRO ramène l'échéance à cette limite.

Si la limite est déjà passée le jour où le relevé est émis (un relevé rattrapé tard), l'échéance est la date du relevé.

Encaisser un relevé

Un relevé s'encaisse comme une facture : dans l'onglet Factures, cliquez sur Encaisser, choisissez le mode et la date du paiement, puis Marquer payée (voir Suivre et encaisser).

• Toutes les commandes du relevé passent payées d'un coup.
• Le mode de paiement reste sur le relevé : dans la liste, sur le PDF et dans l'export comptable.
• En cas d'erreur, le responsable repasse le relevé en non payé, et ses commandes avec lui.

Relancer les impayés

Dans le menu Factures, l'onglet Relances (responsable et assistante) liste les factures et les relevés dont l'échéance est passée et qui restent à payer, avoirs déduits :

• en haut, l'impayé échu (TTC), le nombre de clients concernés et l'état des relances automatiques ;
• un cadre par client, les plus en retard en premier, avec son e-mail, son plus long retard et le total dû ;
• pour chaque facture : l'échéance, le retard en jours (en rouge à partir de 30), le reste dû, la dernière relance (rappel et date, ou « aucune ») et le PDF.

Dans le cadre du client, cliquez sur le bouton d'envoi. Son libellé dit ce qui part : Envoyer un rappel (le premier), Envoyer le 2e rappel, Envoyer le dernier rappel, ou Envoyer les rappels quand ses factures n'en sont pas au même point. Le client reçoit un e-mail qui liste ses factures en retard (numéro, date, échéance, reste dû), le total à régler et votre IBAN s'il est renseigné dans Mon entreprise. Les factures sont jointes en PDF. S'il répond, sa réponse arrive à l'adresse e-mail de Mon entreprise, si elle est renseignée.

Chaque facture suit ses propres rappels : premier, puis deuxième, puis dernier, jamais de dernier rappel sans les deux premiers. Une facture tout juste échue reçoit le premier, même si une autre facture du même client en est au dernier : le client reçoit alors un e-mail par rappel. Après le dernier rappel, un nouvel envoi renvoie le dernier rappel.

Primeur PRO annonce les pénalités mais ne les calcule pas. La liste Dernières relances envoyées, en bas de l'onglet, garde pour chaque envoi la date et l'heure, le rappel, la facture, le client et l'adresse.

Les relances automatiques

Pour ne plus y penser, le responsable coche Relances automatiques des impayés dans Mon entreprise, rubrique Factures impayées, puis enregistre. Chaque matin, une tâche planifiée installée par H12 Tech envoie alors les rappels dus :

• le premier rappel 3 jours après l'échéance ;
• le deuxième rappel 15 jours après l'échéance ;
• le dernier rappel avant pénalités 30 jours après l'échéance.

Une facture ne reçoit jamais deux fois le même rappel, et les rappels ne sautent pas d'étape : une facture déjà très en retard reçoit d'abord le premier, puis le suivant une semaine plus tard au plus tôt (une semaine au moins sépare deux rappels automatiques d'une même facture). Les rappels envoyés à la main comptent : un premier rappel déjà parti depuis l'onglet ne repart pas. Les envois automatiques portent la mention « automatique » dans les dernières relances. Une facture encaissée, ou soldée par un avoir, n'est plus relancée.